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Dos & don'ts
Für den Erfolg einer Veranstaltung gibt es natürlich kein Patentrezept. Jeder Abend ist auch für uns ein völlig anderes Erlebnis: das Motto, neue Location, andere Gästestruktur, die Größe der Feier variiert und der Anlass kann auch ein gänzlich anderer sein.
Trotzdem wollen wir an dieser Stelle ein paar Tips geben, damit Sie Ihre Feier noch etwas sorgloser planen und vorbereiten können — ohne den Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben ;-)
Musik
Natürlich sollte die Wahl des Musikalischen Charrakters dem erwarteten Publikum entsprechen. Um diesen Punkt abzuklären erhalten Sie im Vorfeld Ihrer Feier unter anderem einen Musikwunschbogen um Ihre Vorstellungen zu dokumentieren.
Damit die Musik an Ihrem Abend aber überhaupt spielen kann gibt es einige — leider manchmal nicht bedachte — Punkte die es sowohl für Sie, als auch für die Location und uns als Dienstleister einfacher machen für eine rauschende Party zu sorgen:
So klären wir für Sie mit der von Ihnen gebuchten Location im Vorfeld Ihrer Feier stets folgende Punkte ab:
- Existiert eine ausreichende Stromversorgung?
- Haben wir für den Aufbau der Technik genug Platz?
- Besteht die Möglichkeit Kabel ordnungsgemäß zu verlegen?
- Ist der Zugang zur Location drei Stunden vor Beginn der Feier möglich?
- Ist eine ebenerdige Anlieferung des Equipments möglich?
- Gibts es Vorgaben seitens der Location bzgl. der Lautstärke?
- Darf eine Nebelmaschine eingesetzt werden?
- ...
Leider kommt es immer wieder vor, dass Kunden vom Veranstaltungsort nicht informiert werden, dass bspw. die Lautstärke ab 24 Uhr stark gedrosselt werden muss oder „der Bass nicht so weit aufgedreht werden darf“. Solche wichtigen Informationen werden Ihnen im Vorgespräch mit der Location gerne mal nicht gesagt. Grade wenn Sie es gerne „krachen“ lassen möchten ist das mehr als nur ärgerlich.
Location
Ein paar essentielle Kriterien für die Wahl der „richtigen Location“ haben wir Ihnen ja bereits vorgestellt. Bevor Sie sich für einen Veranstaltungsort entscheiden machen Sie die Probe: gehen Sie in die Toilettenräume der Location und schauen Sie, ob diese sauber gehalten werden. Sie können leider mit ziemlicher Sicherheit davon ausgehen, dass sich der Grad der Sauberkeit der Toiletten sich auch in der Küche und allen anderen Bereichen fortsetzt.
Ein anderes Thema ist der Sitzplan für Ihre Gäste. Generell ist es natürlich immer schwierig zu entscheiden, wen Sie wo und mit wem hinsetzen möchten. Ein Tip ist aber vielleicht darauf zu achten Ihre Gäste nach Möglichkeit nicht räumlich zu trennen. Wählen Sie daher lieber Location, in der die Saalgröße ausreicht alle Gäste in einem Raum unterzubringen. Die Erfahrung zeigt auch, dass es immer schwierig ist Stimmung zu erzeugen, wenn beispielsweise die gebuchte Bar oder die Tanzfläche in einem ganz anderen Raum als der Rest der Feier ist. Ihre Gäste zerlaufen sich und die Stimmung mit Ihnen.
Wählen Sie nach Möglichkeit keine zu große Location und halten Sie Ihre Gäste beisammen. Zur Not werden zu späterer Stunde eben ein Zwei Tische vom Personal abgeräumt um Platz fur die Tanzfläche zu schaffen.
Programm
Natürlich ist es immer schön, insbesondere auf private Festen ein gewisses Programm zu haben welches den Abend auflockert. Lassen Sie die Organisatoren des Abends aber ganz genau darauf achten, was vorbereitet wird und vorallem wieviel Zeit für den Programmpunkt in Anspruch genommen wird. Immer wieder kommt es vor, dass die berühmten Spielchen auf Hochzeiten zeitlich aus dem Ruder laufen. Die Gäste beginnen sich wieder sich selbst zuzuwenden und das akribisch Vorbereitete geht vollends nach hinten los.